.png)
Voordat we dieper ingaan op hoe je een datasysteeminventarisatie voor je organisatie maakt, is het belangrijk om te begrijpen wat een ISMS eigenlijk is. Als we het hebben over een ISMS, hebben we het over een Information Security Management System. Het is een gestructureerde en systematische aanpak die bedoeld is om potentiële bedreigingen voor gegevens en informatie binnen een organisatie te beheren en ervoor te zorgen dat deze optimaal worden beheerst.
In essentie helpt een ISMS bij het beschermen van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie door verschillende processen toe te passen en belanghebbenden zekerheid te geven dat risico's adequaat worden beheerd, terwijl alle beveiligingsinformatie op één centrale plaats wordt verzameld. Deze blog richt zich op een cruciaal aspect van ISMS: het bijhouden van een inventaris van datasystemen.
Een datasysteeminventaris dient als fundamenteel onderdeel voor een robuust activabeheer binnen het ISMS. Gegevenssystemen worden vaak gezien als een van de meest kritieke bedrijfsmiddelen binnen een organisatie vanwege hun rol bij het opslaan, verwerken en verzenden van gevoelige informatie. Een datasysteeminventaris omvat het zorgvuldig documenteren en inventariseren van bijvoorbeeld verschillende soorten bedrijfsmiddelen, hardware, software, databases en netwerken.
Deze inventaris identificeert niet alleen de componenten die de IT-infrastructuur van de organisatie vormen, maar biedt ook essentieel inzicht in hun functionaliteiten, configuraties en onderlinge afhankelijkheden. Door een actuele inventaris van datasystemen bij te houden, kunnen organisaties risico's effectief beheren, voldoen aan wettelijke vereisten en de algehele beveiliging van hun informatiesystemen verbeteren .
Bovendien kan een goed onderhouden Data System Inventory je helpen om te voldoen aan verschillende informatiebeveiligingsstandaarden en regelgeving. Bijvoorbeeld ISO 27001, een algemeen erkende ISMS-standaard, die vereist dat organisaties een inventaris bijhouden van bedrijfsmiddelen en de verantwoordelijkheden voor deze bedrijfsmiddelen definiëren.
De typische datasysteeminventaris in een ISMS omvat verschillende categorieën bedrijfsmiddelen, elk met hun eigen unieke set kenmerken en functionaliteiten. In de volgende paragrafen bekijken we een aantal veelvoorkomende activatypes.
Hardware activa zijn een fundamenteel onderdeel van de inventaris. Deze omvatten bijvoorbeeld servers, computers, mobiele apparaten, routers, switches en andere fysieke apparaten die informatie opslaan of verwerken. Deze assets vormen vaak de kern van het IT-ecosysteem van een organisatie.
Software-assets zijn een ander belangrijk onderdeel. Deze omvatten bijvoorbeeld besturingssystemen, databases, bedrijfsapplicaties en alle andere software die nodig is voor de activiteiten van de organisatie. De software-assets omvatten ook alle licenties en abonnementen die ermee verbonden zijn. In de onderstaande schermafbeelding kunt u zien hoe u bijvoorbeeld een tool als Cyberday kunt gebruiken om alle belangrijke informatie te verzamelen die is gekoppeld aan de software-assets, zoals in dit geval het financiële beheersysteem.
Datamiddelen zijn de feitelijke stukken informatie die de organisatie verwerkt en opslaat. Dit kunnen bijvoorbeeld klantgegevens, personeelsgegevens, financiële gegevens of andere gegevens zijn die de organisatie als waardevol beschouwt.
In de schermafbeelding hieronder zie je een voorbeeld van hoe data assets (in dit geval datasystemen) zijn georganiseerd binnen een agile tool. In vergelijking met een eenvoudige spreadsheet kunnen agile tools je helpen om de inventaris van je datasystemen effectief om te zetten van een eenvoudige lijst naar een dynamisch digitaal tableau. Ze koppelen elk bedrijfsmiddel met aanvullende belangrijke informatie, waardoor ze eenvoudiger te onderhouden, te controleren en te auditen zijn. Dit verbetert uw inspanningen voor inventarisbeheer aanzienlijk, zodat u uw inventaris actueel kunt houden en kunt voldoen aan de industrienormen.
Met een flexibele tool als deze verandert de inventaris van je datasysteem van een statische opslagplaats in een flexibel instrument, dat voortdurend up-to-date is en perfect voor strategische besluitvorming.
Netwerkactiva zijn een andere categorie activa, die eigenlijk de fysieke en virtuele componenten omvatten die de netwerkinfrastructuur van de organisatie vormen. Dit kunnen netwerkapparaten, firewalls, VPN's en andere elementen zijn die helpen om verschillende delen van de IT-infrastructuur van de organisatie met elkaar te verbinden.
Een vaak vergeten soort activa zijn de menselijke activa van een organisatie. Dit zijn de mensen die het informatiesysteem gebruiken, beheren en onderhouden. Dit kunnen IT-medewerkers, eindgebruikers of andere personen zijn die op de een of andere manier met het systeem omgaan.
Een datasysteeminventaris in een Information Security Management System (ISMS) is om verschillende redenen van cruciaal belang. Het biedt een uitgebreid overzicht van alle informatiemiddelen binnen een organisatie. Dit omvat, zoals hierboven vermeld, bijvoorbeeld hardware, software, gegevens of personeel. Een duidelijk inzicht in deze bedrijfsmiddelen helpt bij het beter beheren en beschermen ervan.
Het bijhouden van een datasysteeminventaris is een belangrijke vereiste om te voldoen aan verschillende informatiebeveiligingsstandaarden, zoals ISO 27001. Deze standaarden vereisen dat organisaties een duidelijk inzicht hebben in hun informatiemiddelen en de bijbehorende risico's. Het niet bijhouden van een goede inventaris kan leiden tot niet-naleving, boetes en schade aan de organisatie. Het niet bijhouden van een goede inventaris kan resulteren in niet-naleving, wat kan leiden tot boetes en schade aan de reputatie van de organisatie.
Een goed onderhouden inventaris van datasystemen kan ook de operationele efficiëntie verbeteren. Het kan helpen bij het identificeren van onnodige systemen, verouderde software en ongebruikte hardware, waardoor organisaties hun middelen kunnen optimaliseren en bepaalde kosten kunnen verlagen. Het kan ook helpen bij plannings- en besluitvormingsprocessen binnen de organisatie en op elk moment een duidelijk overzicht bieden.
Daarnaast helpt een datasysteeminventarisatie ook bij factoren zoals risicobeheer. Het stelt organisaties in staat om potentiële kwetsbaarheden in hun systemen te identificeren en de nodige maatregelen te nemen om deze te beperken. Dit is cruciaal bij het voorkomen van datalekken en het waarborgen van de integriteit, vertrouwelijkheid en beschikbaarheid van gegevens.
Bovendien kan een inventarisatie van datasystemen helpen bij een efficiëntere respons op incidenten en een efficiënter herstel. In het geval van een beveiligingsincident kan een gedetailleerde inventarisatie helpen om de getroffen systemen en gegevens snel te identificeren, waardoor de impact en downtime tot een minimum worden beperkt. Het ondersteunt ook het herstelproces door een basislijn te bieden voor het herstellen van systemen naar hun oorspronkelijke staat.
De eerste belangrijke stap in het bijhouden van een datasysteeminventaris is het identificeren van alle bedrijfsmiddelen binnen het ISMS van de organisatie. Dit omvat hardware, software, gegevens en andere digitale bedrijfsmiddelen die cruciaal zijn voor de activiteiten van de organisatie.
Vervolgens is het belangrijk om de bedrijfsmiddelen te categoriseren op basis van hun niveau van kriticiteit en gevoeligheid. Deze categorisering helpt bij het prioriteren van de bedrijfsmiddelen en het bepalen van het beschermingsniveau dat voor elk bedrijfsmiddel nodig is (zie onderstaande schermafbeelding: Prioriteitsniveau "Kritiek").
Zodra de bedrijfsmiddelen zijn geïdentificeerd en gecategoriseerd, is de volgende stap het toewijzen van een verantwoordelijke persoon, een eigenaar. Elk bedrijfsmiddel moet een eigenaar hebben die verantwoordelijk is voor het onderhoud en de beveiliging. Dit zorgt voor verantwoording en duidelijke verantwoordelijkheidslijnen. In de schermafbeelding hieronder ziet u een voorbeeld van hoe het verzamelen van deze informatie eruit zou kunnen zien in een tool.
Regelmatig auditen of beoordelen is een andere cruciale stap in het onderhouden van een datasysteeminventaris. Er moeten regelmatig audits worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle bedrijfsmiddelen worden verantwoord en goed worden onderhouden. Dit helpt ook bij het identificeren van potentiële beveiligingsrisico's.
Het is over het algemeen belangrijk om de inventaris van het datasysteem up-to-date te houden, niet alleen wanneer er een audit wordt uitgevoerd, maar op elk moment dat er iets verandert, bij voorkeur vóór de audit. Tools kunnen helpen bij het instellen van automatische herinneringen voor evaluatiedata. Alle wijzigingen in de bedrijfsmiddelen, zoals het toevoegen of verwijderen van hardware of software, moeten worden bijgewerkt in de inventaris. Dit helpt bij het bijhouden van een nauwkeurig en actueel overzicht van alle middelen binnen het ISMS van de organisatie. In de onderstaande schermafbeelding kunt u zien hoe de informatie in meer detail kan worden verzameld naast het overzicht van de vorige schermafbeelding.
Het bijhouden en documenteren van systeemleveranciers in een datasysteeminventaris binnen het ISMS van een organisatie heeft verschillende belangrijke voordelen. Het biedt een holistisch beeld van de onderdelen van het systeem, verbetert het risicobeheer, zorgt voor effectieve communicatie tijdens systeemstoringen en is een cruciale nalevingsvereiste onder standaarden zoals ISO 27001 In essentie is het voor elke organisatie een waardevolle investering om hun datasysteeminventaris effectief en efficiënt bij te houden.
Onder systeemaanbieders verstaan we entiteiten die de verschillende onderdelen van een informatiesysteem leveren, beheren of onderhouden. Dit kunnen hardwarefabrikanten, softwareontwikkelaars, cloud service providers, externe leveranciers en zelfs interne afdelingen binnen een organisatie zijn.
De locatie van de inventaris van je datasysteem is om veel redenen van belang. Gegevenssoevereiniteit is een van de belangrijkste factoren, omdat verschillende wetten en regels van invloed kunnen zijn op de privacy en beveiliging van gegevens, afhankelijk van waar uw gegevens zijn opgeslagen. Latency is een ander cruciaal aspect: De fysieke afstand tussen gebruikers en servers kan van invloed zijn op de toegangssnelheid van gegevens en mogelijk de productiviteit en gebruikerservaring beïnvloeden.
Gegevensredundantie en disaster recovery worden ook beïnvloed door de hostinglocatie. Door gegevens op meerdere locaties op te slaan, is er altijd een back-up beschikbaar, wat de kwetsbaarheid voor onvoorziene incidenten vermindert. De hostinglocatie heeft ook invloed op de kosten van gegevensopslag en -beheer, en deze kunnen worden geoptimaliseerd door de juiste locatie te kiezen. Het implementeren van een robuust plan voor gegevensback-up en -herstel is in feite een belangrijke stap om uw gegevensinventaris veilig te houden. Het zorgt ervoor dat in geval van gegevensverlies of een systeemstoring, de organisatie snel haar gegevens kan herstellen en haar activiteiten kan hervatten.
Tot slot kan de beveiliging van uw gegevens worden beïnvloed door de hostinglocatie, die meerdere niveaus van fysieke beveiliging, cyberdreigingen en politieke stabiliteit kan hebben. Inzicht in deze beveiligingsrisico's is van vitaal belang voor een efficiënte gegevensbescherming. De documentatie van de hostinglocatie kan er als volgt uitzien:
Als het gaat om het beheren van de inventaris van je datasystemen, zijn samenwerking en teamwerk van groot belang. Dit omvat bijvoorbeeld het bepalen wie toegang heeft tot welke gegevens in uw organisatie, hoe de toegangsbeperking wordt geregeld en welke authenticatiemethoden worden gebruikt. Dit is een kernonderdeel van elk ISMS, dat als belangrijkste taak heeft om uw belangrijke gegevens veilig te houden. Bekijk de schermafbeelding hieronder om te zien hoe dit kan worden aangepakt.
Maar teamwerk gaat niet alleen over het beheren van toegankelijkheid. Het is ook belangrijk bij het delen van informatie. Als uw softwareleverancier, systeembeheerder en gegevenseigenaar gemakkelijk kunnen communiceren, kunnen problemen sneller worden opgelost. Ze kunnen wijzen op potentiële risico's voor het systeem en manieren om deze problemen te voorkomen.
Een duidelijk beeld hebben van hoe uw systeem wordt gebruikt en welke middelen het belangrijkst zijn, is een ander voordeel van effectief teamwork. Met deze kennis kunt u beveiligingsmaatregelen daar inzetten waar ze het meest nodig zijn en uw middelen zo efficiënt mogelijk gebruiken. Het helpt ook de beveiliging te verbeteren door ervoor te zorgen dat uw ISMS-strategieën overeenkomen met de manier waarop uw systeem wordt gebruikt en het belang van de verschillende onderdelen ervan.
Al met al zou zonder teamwork niet alleen het beheren van uw datasysteeminventaris moeilijker zijn, maar zou ook de beveiliging van uw hele ISMS in gevaar kunnen komen. Verschillende tools kunnen u helpen om de verantwoordelijkheden op een redelijke en logische manier te verdelen. Op deze manier is het niet alleen eenvoudig om overzicht te houden over wie waar toegang toe heeft en wie waarvoor verantwoordelijk is, het bevordert ook een duidelijker begrip van individuele rollen binnen het systeem, wat de efficiëntie en veiligheid van uw ISMS ten goede komt.
Inzicht in het doel van elk item in de inventaris van een gegevenssysteem is cruciaal. Het bevordert de efficiëntie van gegevens door het gebruik ervan te maximaliseren en verspilling te minimaliseren. Dit helpt bijvoorbeeld bij risicomanagement door de impact van potentieel gegevensverlies in te schatten en zo het proces van het prioriteren van beveiligingsmaatregelen te ondersteunen. Verder ondersteunt het strategische planning en besluitvorming door trends te onthullen en weloverwogen beslissingen te stimuleren. Tot slot vereenvoudigt het training en communicatie door nieuwkomers een breder perspectief op het gegevenslandschap van de organisatie te bieden en communicatie tussen afdelingen aan te moedigen.
Het documenteren van andere items die verband houden met de inventaris van je datasysteem dient meerdere belangrijke doelen, zoals het verbeteren van de identificatie van bedrijfsmiddelen en risicobeheer. Het versterkt verder de naleving van regelgeving zoals GDPR en verbetert effectieve respons en herstel bij incidenten. Daarnaast helpt het bij een betere planning en besluitvorming met betrekking tot capaciteit en de aanschaf of vervanging van bedrijfsmiddelen. Daarnaast bevordert het transparantie en verantwoording binnen de organisatie, helpt het bij audits en zorgt het voor effectief gebruik van bedrijfsmiddelen.
Het vastleggen en documenteren van gegevensstromen en opslagplaatsen in een inventaris van datasystemen is essentieel. Dit omvat informatie zoals de interfaces met andere systemen of directe gegevensbronnen. Deze informatie helpt organisaties om inzicht te krijgen in hun gegevensbewegingen, kwetsbaarheden te identificeren en de gegevensbeveiliging te verbeteren. Daarnaast zorgt de documentatie er ook voor dat de regelgeving wordt nageleefd, zoals de GDPR.
Bovendien helpt een robuuste inventaris van datasystemen bij het beheren van incidenten en het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit tijdens storingen. Al met al kan een goed begrip van gegevensstromen en -inventarisatie de besluitvorming en strategische planning sturen en innovatie en groei bevorderen.
Je moet verder informatie documenteren over de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling van het systeem dat je gebruikt, gekoppelde systeemleveranciers, software, back-ups en systeemloginformatie.
Het documenteren van gekoppelde systeemaanbieders helpt bij het bijhouden van de afhankelijkheden en relaties tussen verschillende elementen, wat essentieel is voor effectief systeembeheer en probleemoplossing.
Het documenteren van back-ups zorgt ervoor dat je een overzicht hebt van welke gegevens zijn geback-upt, waar ze zijn opgeslagen en hoe ze kunnen worden hersteld. Dit kan de downtime in het geval van een systeemstoring of gegevensverlies aanzienlijk verkorten.
Systeemloginformatie kan je helpen om trends te analyseren, afwijkingen te detecteren en proactieve maatregelen te nemen om de veiligheid en efficiëntie van het systeem te verbeteren.
Als je een bepaald systeem uitbesteedt, moet je verder alle belangrijke informatie met betrekking tot het uitbestedingsproces documenteren. Dit omvat bijvoorbeeld de verantwoordelijke persoon voor de uitbesteding en een leveranciers-ID.
Door de eigenaar van de uitbesteding te identificeren, wordt het eenvoudiger om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de prestaties van het systeem en eventuele problemen die zich voordoen. Dit kan met name handig zijn in situaties waarin meerdere systemen zijn uitbesteed aan verschillende eigenaren.
De leveranciers-ID aan de andere kant is essentieel voor het beheer van contractuele verplichtingen, service level agreements en voor communicatiedoeleinden. Het kan ook helpen bij het oplossen van geschillen of misverstanden die in de loop van de uitbestedingsrelatie kunnen ontstaan.
Uitbesteding brengt natuurlijk een bepaald risiconiveau met zich mee, zoals mogelijke datalekken of systeemstoringen. Weten wie de eigenaar en leverancier van het systeem is, kan helpen bij het beoordelen van deze risico's en het implementeren van passende risicobeperkende strategieën.
Al met al kunnen de gegevens in deze documentatie je ook helpen bij auditprocedures en het voldoen aan wettelijke normen. Veel bedrijfssectoren hebben strenge gegevenscontrole en veiligheidsmaatregelen nodig. Met een goede registratie van uitbestedingseigenaren en ID's van leveranciers wordt het eenvoudiger om aan deze regels te voldoen.
Bij het bereiken van een efficiënt ISMS kan het onderhoud van je datasysteeminventaris niet genoeg benadrukt worden. Net als het onderhouden van een bloeiende tuin, vereist uw systeeminventaris voortdurende zorg om risico's en beveiligingslekken te voorkomen. Regelmatige audits, tijdige updates en een vast proces voor het documenteren van wijzigingen in middelen zijn belangrijke maatregelen om je inventaris accuraat te houden. Door dit te combineren met een systematische controlebenadering kunt u proactief risico's beheren, potentiële bedreigingen voorspellen en de algehele prestaties van uw systeem verbeteren. Deze voortdurende inzet voor inventarisatiebeheer kan uw ISMS aanzienlijk verbeteren en een voorbeeld worden van best practice in uw organisatie.
Navigeren door het doolhof van het inventarisatiebeheer van datasystemen kan inderdaad lastig zijn. Daarom zullen we je een aantal van de meest voorkomende uitdagingen laten zien die je kunt tegenkomen en oplossingen verkennen om je een weg te banen door deze wegversperringen.
Een obstakel dat vaak opduikt bij het inventarisatieonderhoud van datasystemen is het probleem van activa die niet worden geregistreerd of volledig ontbreken in de records. Dit is een ernstig probleem omdat het de hele basis van je inventarisatiesysteem ondermijnt. De effectiviteit van een inventarisatiesysteem is uitsluitend afhankelijk van de volledigheid en nauwkeurigheid van de informatie die het bevat. Een manier om dit obstakel te overwinnen is door regelmatig geplande controles uit te voeren. Met regelmatige controles kun je de inventaris bijhouden en ervoor zorgen dat er niets wordt weggelaten.
Het kan een uitdaging zijn om op de hoogte te blijven van de nieuwste technologische ontwikkelingen. Tegen de tijd dat je een nieuwe software of systeem in je inventaris opneemt, is er misschien al een update of een geheel nieuwe versie beschikbaar. Om bij te blijven is het belangrijk om periodieke evaluaties uit te voeren om ervoor te zorgen dat verouderde technologieën tijdig worden bijgewerkt en weggegooid of vervangen.
Wanneer meerdere personen of afdelingen de verantwoordelijkheid delen voor het bijhouden van de inventaris, kan dit soms leiden tot onduidelijkheid over wie eigenaar is van welke bedrijfsmiddelen. Dit kan invloed hebben op de besluitvorming en de algehele integriteit van het ISMS van uw organisatie. Om dit probleem te voorkomen, definieert u duidelijke rollen en verantwoordelijkheden voor activabeheer, zodat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is!
De datasysteeminventaris vormt het hart van een solide ISMS en bevat details over alle cruciale bedrijfsmiddelen die worden gebruikt voor gegevensverwerking. Het is echter een constante taak die regelmatig herzien, geïnspecteerd en bijgewerkt moet worden. Op die manier blijft je ISMS up-to-date met alle gegevens en systemen, zodat de veiligheid ervan gegarandeerd is.
Bovendien kan een goed bijgehouden inventaris van gegevenssystemen de efficiëntie van het ISMS van een organisatie aanzienlijk verbeteren door een duidelijk inzicht te geven in welke gegevens zijn opgeslagen, waar ze zich bevinden en wie er toegang toe heeft. Deze transparantie verbetert niet alleen het gegevensbeheer, maar vergemakkelijkt ook de naleving van verschillende regelgevende normen.
Over het geheel genomen is een uitgebreide en goed onderhouden inventaris van datasystemen een hoeksteen van een robuust ISMS en organisaties moeten de nodige middelen en inspanningen investeren om de effectiviteit en efficiëntie ervan te garanderen.
