Taken zijn een van de belangrijkste inhoudstypes in Cyberday. Taken die gedaan moeten worden kunnen worden bekeken vanuit het kaderrapport van de actieve kaders, de kaderpagina of vanuit de takenlijsten onder de thema's.
Een taak activeren in een beleid:
Waar vind je deze weergave? Dashboard -> Thema naar keuze -> Beleid naar keuze
- Kies het juiste thema in het dashboard en klik erop
- Zodra je op een thema hebt geklikt, zie je een lijst met beleidsregels. Je kunt ook aangeven of je in plaats daarvan een lijst met alle taken, documentatie, rapporten of richtlijnen wilt zien.
- Klik op een beleid waarvoor je een taak wilt activeren.
De beleidsregels laten zien aan welke kaders ze zijn gekoppeld, wie als eigenaar in de beleidsregels staat vermeld, hoe het staat met de voortgang van de taken (geactiveerd en conform), het zekerheidsniveau en of de beleidsregels aandacht nodig hebben (d.w.z. een achterstallige datum, weergegeven door het rode driehoekje).
Zodra het beleid is geopend, zie je de geactiveerde taken in een lijst met prioriteiten. Je kunt klikken om de actieve taken te bewerken of naar beneden scrollen om de niet-actieve taken te vinden.
Als je een nieuwe taak wilt activeren, scroll je naar beneden en klik je op "Toevoegen aan beleid". Als een taak niet relevant is voor uw organisatie, kunt u dat ook markeren. Zodra je de taak hebt geactiveerd, springt deze naar de actieve taken, waarbij rekening wordt gehouden met de prioriteit ervan ten opzichte van andere actieve taken.
Taken bewerken: Snel overzicht
Aan de rechterkant naast het taakveld kunt u de knop"taak bewerken" activeren en vervolgens aanklikken. U kunt dan een eigenaar selecteren, die de taak ook in zijn taakboek te zien krijgt, meer informatie geven over de huidige status van de taak, de prioriteit/kritiek van de taak (die een voorgedefinieerd niveau heeft in Cyberday, dat u zo nodig kunt aanpassen) en een vervaldatum voor de taak instellen.
Vul de vereiste informatie in, die kan bestaan uit:
- procesbeschrijving
- documentatie
- richtlijnen (Je kunt hier meer lezen over onze richtlijnen).
- beoordelingscyclus
- andere verzekeringsopties
Lees meer over het bewerken van een taak in ons artikel over de Taakboekinstructiegids voor de Academie.
Wij raden altijd aan om voor elke taak een periodieke herzieningscyclus in te stellen, omdat er in de loop van de tijd veranderingen kunnen optreden en de taak moet worden bijgewerkt. U kunt ook altijd meteen of later meer zekerheid toevoegen. Klik gewoon op "klaar met bewerken" zodra u klaar bent met de taak voor het moment voordat u terugkeert naar het dashboard.
Structuur van de taken
Elke taak heeft een basisstructuur op basis van drie tabbladen: "Taakoverzicht", "Uitvoering" en "Logboek en opmerkingen". Als je de takenlijst rechtstreeks vanuit het beleid opent, zie je standaard het taakoverzicht. Je kunt, indien nodig, de vereiste tekst op de kaart laten weergeven door op de drie puntjes naast "Taak toevoegen" te klikken en "Vereiste tekst op kaart weergeven" te selecteren. Als je op "Bewerk taak" klikt, heb je ook gemakkelijk toegang tot de andere tabbladen.
Taak overzicht
Het taakoverzicht geeft een overzicht van de taak, aan welke eisen en frameworks de taak is gekoppeld en de risico's die aan deze taak zijn verbonden, inclusief het risiconiveau.
Uitvoering van de taak
Het tabblad "Uitvoering van de taak" van de taak is de plaats waar het werk gebeurt. Hier selecteer je een eigenaar, een vervaldatum, bekijk je de prioriteit en voeg je zekerheid toe. In de volgende paragrafen leer je meer over hoe je op dit tabblad van de takenkaart werkt.
Een taakeigenaar instellen
Zodra een taak is geactiveerd, wordt automatisch de eigenaar van het thema toegewezen als eigenaar van de taak. U kunt de eigenaar van elke taak handmatig wijzigen door de taak te bewerken en een nieuwe eigenaar te selecteren in het vervolgkeuzemenu links op de taakkaart. Elke gebruiker ziet de taken die voor hem zijn toegewezen in zijn taakboek. Lees meer over onze taakboek instructiegids hier.
Opties voor zekerheid
Er zijn een paar verschillende mogelijkheden om de voltooiing van de taak aan te tonen:
- Voor de meeste taken is eentaakbeschrijving nodig die de uitvoering beschrijft van de acties die de taak vereist
- De taak kan het invullen van een documentatielijst vereisen
- De taak kan het toevoegen en verspreiden van richtlijnen vereisen
- De taak kan de koppeling van een systeem vereisen - bijvoorbeeld een beveiligingssysteem (u kunt de gebruikte beveiligingssystemen selecteren uit de lijst)
Daarnaast kunt u zelf, indien nodig, extra zekerheden aan de taak toevoegen door "Meer zekerheidsopties" te selecteren in de zekerhedensectie tijdens het bewerken van de taak:
De extra zekerheid helpt u om uw algehele betrouwbaarheidsniveau van de taak te versterken. U kunt het zekerheidsniveau zien aan het Cyberday logo naast de kop van de taak.
Logboek en opmerkingen
Het derde tabblad van een taakkaart is het logboek van de taak. In dit tabblad zie je het logboek van alle gebeurtenissen met betrekking tot deze taak. Je kunt ook notities maken en opmerkingen achterlaten voor je colleges. Als je wilt dat een college op de hoogte wordt gebracht van je opmerking, gebruik dan gewoon "@College X" om je college direct in het commentaar te vermelden. Met de tabbladen kun je bijvoorbeeld alleen het logboek van de bewerkingen en opmerkingen bekijken of na beoordelingen het logboek van de beoordelingen. Opmerking: Als er geen opmerkingen of beoordelingen zijn geweest, zijn deze tabbladen grijs. Ze worden geactiveerd zodra er gebeurtenissen van een bepaald type hebben plaatsgevonden. Wanneer je een opmerking maakt, kun je ook het type opmerking selecteren door het meest geschikte selectievakje bovenaan het schrijfveld aan te vinken (vink bijvoorbeeld "verbeteridee" aan als je opmerking over een verbeteridee gaat).
Vragen en feedback
Heb je nog vragen, wil je een ander hulpartikel of wil je feedback geven? Neem dan contact op met ons team via team@cyberday.ai of de chatbox rechtsonder.
