Cyberday stelt je niet alleen in staat om bijvoorbeeld beleidsregels te maken, je kunt ook al je documentatie-items in een overzicht op één plek bewaren. Om je documentatietabel aan te maken of te openen, open je het tabblad Documentatie vanuit het menu aan de linkerkant in je Organisatie Dashboard.
Waar wordt het voor gebruikt?
In het documentatiegedeelte van Cyberday kunt u belangrijke elementen van uw gegevensverwerkingsomgeving efficiënt en systematisch documenteren. Dit kunnen bijvoorbeeld activa zijn (gegevenssystemen, gegevensopslag, locaties, fysieke apparatuur, etc.), belanghebbenden (systeemleveranciers, gegevensverwerkers, andere belanghebbenden, etc.) of registraties (risico's, incidenten, continuïteitsplannen, etc.). Je kunt beginnen met het toevoegen van de documentatietabellen en later meer details invullen via ons sjabloon voor elk documentatie-item.
Typen documentatie
Wanneer je de documentatiepagina opent, vind je een selectie/filter voor het documentatietype. Wanneer je documentatie toevoegt, zorg er dan voor dat het juiste documentatietype geselecteerd is. Het documentatietype heeft invloed op de sjabloon van het documentatie-item. Het type "record" bijvoorbeeld, dat vaak als het belangrijkste type wordt gezien, vertelt in feite wat de organisatie heeft gedaan. Dit is het soort documentatie dat een workflow heeft. Verderop in dit artikel kun je meer lezen over de workflow. Ter vergelijking: de documentatie van een risico is meer een ordening van de verschillende fasen van het risico, geen workflow.
Werken met de documentatie-items
Waar je deze weergave kunt vinden: Dashboard -> Documentatie
Je ziet een tabel met verschillende documentatietypes, zoals datasystemen, audits of cyberbeveiligingsrisico's. Als je een van deze items opent, krijg je ook daar voor elk documentatie-item in de lijst een gekoppelde documentatie-itemkaart. Dit is een kant-en-klaar sjabloon dat je helpt om alle belangrijke informatie van elk documentatie-item in te vullen. De informatie die de documentatie-itemkaart vraagt, hangt af van het type documentatie-item. Je kunt de informatie op de kaart op elk moment bewerken door gegevensvelden te activeren en deactiveren (met behulp van de drie puntjes in de rechterbovenhoek). Vergeet niet om altijd een eigenaar in te stellen voor elk documentatie-item.
Items toevoegen aan de tabel
Als je een documentatie-item aan de lijst wilt toevoegen, open dan het documentatietype, bijvoorbeeld Gegevenssystemen, en klik op de knop "Gegevenssysteem toevoegen" in de rechterbovenhoek.
Nadat je op de knop hebt geklikt, wordt een nieuw pop-upvenster geopend. Selecteer het datasysteem dat je wilt toevoegen. Opmerking: Zodra u het gegevenssysteem hebt geselecteerd, wordt het aangemaakt in de lijst, u hoeft niet nog een keer apart op "Gegevenssysteem toevoegen" te klikken, u kunt het venster sluiten als u klaar bent.
Als je veel documentatie-items hebt die je aan de lijst wilt toevoegen, kun je de optie "Voeg er veel tegelijk toe..." selecteren in de linkerbenedenhoek van het pip-up venster (zie bovenstaande schermafbeelding), waarna een nieuw venster wordt geopend:
Klik op de regel waar "Type item name (...)" staat en begin met het opsommen van de documentatie-items. Je kunt ook een lijst met documentatie-items (namen) kopiëren en plakken vanuit een spreadsheet naar dit venster en op "Toevoegen" klikken.
De sjabloon invullen
Waar vind je deze weergave? Dashboard -> (Systeembeheer ->) Documentatie -> Gegevenssystemen
Zodra een documentatie-item is aangemaakt, kun je meer informatie invullen op de documentatiekaart. De vragen op de kaart zijn afhankelijk van het type documentatie en in sommige gevallen van geactiveerde kaders, zoals de GDPR. Vergeet niet om voor elk item een eigenaar in te stellen.
De sjabloon kan informatie bevatten zoals de basisbeschrijving, de locatie van de gegevens enzovoort. Je kunt de vragen (gegevensvelden) bewerken door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te klikken en "Gegevensvelden bewerken" te selecteren.
De items exporteren
Je kunt de verschillende documentatielijsten eenvoudig exporteren in verschillende formaten. Je kunt exporteren in de volgende formaten:
- een slim rapport
- een PDF-rapport (="afdrukbaar rapport")
- een Excel-rapport
Open gewoon de documentatielijst die je wilt exporteren en open het vervolgkeuzemenu door op de drie puntjes in de rechterbovenhoek te klikken. Vervolgens kun je kiezen tussen een afdrukbaar rapport (PDF), een Excel-rapport en een intelligent rapport.
Verschillende weergaven van de gegevens bekijken
Je kunt ook de weergave wijzigen en de items filteren. Als je de weergave wilt wijzigen, klik je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek en selecteer je "Weergave wijzigen". In de twee schermafbeeldingen hieronder zie je het verschil tussen de weergaven. In een van de weergaven kun je de lijst filteren op verschillende factoren, zoals verantwoordelijkheden, provider, locatie enzovoort (zie screenshot "Weergave versie 2" hieronder).
Werkstroom
Zoals hierboven vermeld, hebben de verschillende documentatietypes verschillende sjablonen en werkwijzen. Het documentatietype "Opname" heeft een specifieke workflow, die de fase van het documentatie-item beschrijft. In een workflow detecteer je eerst een probleem, zoals een beveiligingsincident, vervolgens begin je eraan te werken door het probleem en de effecten te beschrijven, waarna je het verder behandelt (de verbeteringen opschrijft) totdat het probleem (in dit geval een beveiligingsincident) volledig is opgelost en als gesloten kan worden gemarkeerd. Met het filter bovenaan de lijst kun je de documentatie-items rangschikken volgens de status van hun workflow.
Status automatisering
Onze documentatietabellen en -sjablonen hebben een automatische statusfunctie. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld een nieuw documentatie-item toevoegt en er is nog niets aan toegevoegd, de status als "nieuw" in de lijst verschijnt.
Zodra je de nieuwe kaart met documentatie-items opent en wat informatie invult en sommige onderdelen als voltooid markeert, verandert de status automatisch in actief.
Zoals je kunt zien, wordt niet alleen de status op de kaart gewijzigd in actief, maar wordt de actieve status nu ook weergegeven in de documentatielijst:
